Laatst herzien op: 23 mei 2018

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De invoering van de AVG heeft tot gevolg dat vanaf 25 mei 2018 dezelfde privacywetgeving geldt in de gehele Europese Unie.

De AVG heeft tot doel de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen en legt vast hoe organisaties om moeten gaan met persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Onder het begrip persoonsgegevens valt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon. Deze informatie dient direct of indirect (door middel van herleiding) te kunnen leiden tot identificatie van een natuurlijk persoon. De AVG deelt persoonsgegevens op in twee groepen:

Gewone persoonsgegevens:

• Naam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• BSN-nummer
• E-mailadres
• Kentekengegevens
• IP-adres

Bijzondere persoonsgegevens:

• Ras
• Godsdienst
• Seksuele leven
• Politieke opvatting
• Gezondheid
• Lidmaatschap van een vakvereniging
• Strafrechtelijk gedrag
• Genetische gegevens
• Biometrische gegevens

ASWH zal u, behoudens lidmaatschap van eerdere vereniging(en), nooit vragen om bijzondere persoonsgegevens en verwerkt derhalve ook geen bijzondere persoonsgegevens.

Wat wordt verstaan onder verwerking persoonsgegevens?

Volgens art. 4 lid 2 van de AVG is het verwerken van persoonsgegevens: Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedures, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen etc. Het begrip verwerken is erg ruim en schaart alle handelingen onder zich van het verzamelen van gegevens tot en met het vernietigen van gegevens.

Hoe verzamelt ASWH persoonsgegevens?

ASWH verzamelt nooit persoonsgegevens zonder uw toestemming. ASWH verkrijgt uw gegevens door het achterlaten van informatie in formulieren, het plaatsen van cookies of via direct contact met u.

ASWH legt conform de AVG alleen relevante gegevens vast, inclusief de wijze waarop deze gegevens verkregen zijn en hoe u toestemming hebt gegeven voor het vastleggen van uw gegevens door ASWH.

ASWH verstrekt uw gegevens aan derden voor de inning van de contributie, dit gaat via Club Collect en Ultimoo. Dot.com wordt gebruikt als volgsysteem voor onze jeugdspelers. Gegevens uit de KNVB applicatie Sportlink worden geimporteerd in Dot.com. Aan andere partijen wordt geen persoonlijke infromatie verstrekt, tenzij u hiervoor uitdrukkelijk toestemming gegeven hebt of tenzij de wet bepaalt dat ASWH hiertoe verplicht is.

Cookies

De website van ASWH maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat op uw harde schijf wordt opgeslagen door een server en alleen herkend wordt door de server die de cookie opslaat.

Er zijn drie soorten cookies te onderscheiden:

• Functionele cookies: dit zijn cookies die noodzakelijk zijn om een website beter te laten functioneren. Een voorbeeld van een functionele cookie is een cookie die onthoudt wat er in het winkelmandje is gestopt.
• Analytische cookies: analytische cookies zorgen ervoor dat tools als Google Analytics de website kunnen monitoren en geven de eigenaar van de website inzage in informatie als hoeveel bezoekers de website heeft, welke pagina's bezocht worden en via welke kanalen bezoekers op de website komen. Deze cookies geven geen informatie die naar u kunnen leiden.
• Tracking cookies: dit zijn cookies die het individuele gedrag van een bezoeker tracken en hierbij een profiel opstelt van de bezoeker.

Het plaatsen van een functionele cookie dient uitsluitend om de website optimaal te kunnen tonen aan u en u hoeft hiervoor geen toestemming te verlenen aan ASWH. Voor de overige twee soorten cookies dient u wel toestemming te verlenen aan ASWH. Dit kunt u doen door de cookiemelding te accepteren. Doet u dit niet, dan zal ASWH geen analytische en tracking cookies plaatsen.

Hoe gaat ASWH om met uw persoonsgegevens?

Uw gegevens worden nauwkeurig en veilig vastgelegd door ASWH. Dit houdt in dat gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daartoe bevoegd zijn en voor wie het noodzakelijk is uw gegevens in te zien. Uw gegevens worden door ASWH niet gebruikt voor doeleinden waarvoor u geen uitdrukkelijke toestemming verleend hebt en worden niet verstrekt aan derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming of zonder dat de wet of de handhaving daarvan ASWH daartoe verplicht.

U heeft ten alle tijde recht op inzage in uw persoonsgegevens zoals deze zijn vastgelegd bij ASWH. U kunt hiervoor een verzoek indienen via persoonsgegevens@aswh.nl 

Met welk doel verzamelt ASWH persoonsgegevens?

ASWH verzamelt en slaat informatie op van relaties om de relaties te kunnen onderhouden. ASWH verzamelt en slaat informatie op van beoogde relaties om deze van dienst te kunnen zijn in verzoeken die kunnen leiden tot het aangaan van een relatie. ASWH gebruikt uw gegevens dus om de relatie actief te kunnen onderhouden en te kunnen voldoen aan uw verzoeken. Verder worden de gegevens gebruikt om u passende informatie te kunnen sturen. Intern kunnen de gegevens ook gebruikt worden voor uitnodigingen voor speciale ASWH-activiteiten (bijv. Familieweekend, feestavonden, etc.) en loterijen (bijv. actie Vriendenloterij) die we organiseren.

Toestemming en bezwaar

Conform de regels zoals vastgelegd in de AVG slaat ASWH alleen relevante en toegestane informatie op, voor de duur die noodzakelijk is en met uw verleende toestemming. Wilt u bezwaar maken tegen de vastlegging van uw persoonsgegevens, inzage verkrijgen in uw persoonsgegevens zoals vastgelegd bij ASWH of uw verleende toestemming intrekken? Neem dan contact op met ASWH via persoonsgegevens@aswh.nl

Meer over de AVG leest u op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg

PRIVACY PROTOCOL ASWH

Fotoprotocol

ASWH hanteert een fotoprotocol voor het plaatsen van foto's op de website van ASWH en voor social media zoals facebook, twitter en groeps-Whatsapp van teams. In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan ASWH zich houdt als het gaat om foto's van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media

• ASWH beheert de website www.aswh.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over onze vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden;
• Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij ASWH. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging;
• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden;
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
• Er worden geen foto's van individuele kinderen geplaatst op de website van ASWH, als de ouders bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur minimaal twee a drie kinderen op een foto;
• Op de foto's zijn de kinderen gekleed in ASWH gerelateerde trainings- of wedstrijd-kleding.
• Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij ASWH zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers van de teams. Als hij/zij het hiermee niet eens is, wordt de achternaam verwijderd.
• Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor club zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers van de teams;
• Als ouder/verzorgers problemen heeft/hebben met een foto of foto's dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de foto's te verwijderen;
• Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto's dan wel hun kind(eren) dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto's op de website. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen.
• Binnen veel teams wordt gebruikt gemaakt van Whatsapp-groepen. Dus ook hierbij geldt: minimaal twee a drie kinderen op een foto en netjes gekleed. En als ouders niet willen dat hun kind op de foto staat, moeten de begeleiders hier rekening mee houden;
• Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de ASWH website en voor de eigen ASWH Facebook-pagina en andere eigen ASWH social media;

 Maken van foto- en video opnames

• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
• Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn : a. wedstrijden en (officiële) toernooien; b. verenigingsactiviteiten; c. tijdens trainingen.
• Binnen ASWH is het niet toegestaan foto's en of opnames te maken in de kleedkamer of doucheruimtes.
• Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen mits het eigen kind betreft, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor;
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
• Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
• In alle andere gevallen van foto- en videoopnames dient goedkeuring te worden verkregen van het hoofdbestuur. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet zal het hoofdbestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokken ouders worden direct geïnformeerd.